Protokol Komunikasi Internal Tim

1. Saluran Komunikasi

Komunikasi Rutin

• WhatsApp Group: Untuk koordinasi harian dan informasi mendesak
• Email: Untuk komunikasi formal dan pengiriman dokumen
• Google Meet: Rapat mingguan setiap Senin pukul 10.00 WIB

Komunikasi Proyek

• Trello: Penugasan dan tracking progress
• Google Drive: Penyimpanan dokumen bersama
• Slack: Diskusi teknis berdasarkan channel

2. Jam Operasional Komunikasi

• Hari kerja: 08.00 - 17.00 WIB
• Respons email: Maksimal 4 jam kerja
• Respons WhatsApp: Maksimal 2 jam
• Diluar jam kerja hanya untuk keadaan darurat

3. Protokol Pesan

Struktur Pesan

[URGENCY] [SUBJECT] - [BRIEF DESCRIPTION]
Contoh:
[PENTING] Persiapan Webinar - Konfirmasi pembicara

Kode Urgensi

• 🚨 DARURAT: Respon segera (masalah teknis kritis)
• ⚠️ PENTING: Respon dalam 1 jam
• ℹ️ INFORMASI: Respon dalam 4 jam
• 📅 RUTIN: Respon dalam 24 jam

4. Protokol Rapat

Sebelum Rapat

• Agenda dikirim 24 jam sebelumnya
• Dokumen pendukung di-share minimal 2 jam sebelumnya

Selama Rapat

• Durasi maksimal 90 menit
• Notulen ditunjuk bergantian
• Waktu bicara maksimal 5 menit per topik

Setelah Rapat

• Notulen disebarkan maksimal 4 jam setelah rapat
• Action item jelas dengan penanggung jawab dan deadline

5. Etika Komunikasi

1. Gunakan bahasa formal untuk komunikasi tertulis
2. Hindari singkatan tidak resmi
3. Konfirmasi penerimaan pesan penting
4. Hormati waktu istirahat dan libur
5. Selesaikan konflik secara privat

6. Alur Eskalasi Masalah

flowchart LR
    A[Anggota Tim] --> B[Koordinator Lapangan]
    B --> C{Fokus Masalah}
    C -->|Teknis| D[Spesialis Teknis]
    C -->|Administrasi| E[Ahli Legal & Admin]
    C -->|Operasional| F[Fasilitator Utama]
    D --> G[Manajer Program]
    E --> G
    F --> G
    G --> H[Steering Committee]

7. Template Komunikasi

Laporan Harian

Tanggal: [date]
Pekerjaan Hari Ini:
1. [Aktivitas 1] - [Status]
2. [Aktivitas 2] - [Status]
Kendala:
- [Deskripsi kendala]
Rencana Besok:
1. [Rencana 1]
2. [Rencana 2]

Permintaan Bantuan

Kepada: [Nama]
Dari: [Nama]
Subjek: Permintaan Bantuan [Topik]
Deskripsi:
[Penjelasan detail]
Dibutuhkan Sebelum: [Tanggal/Waktu]
Tingkat Urgensi: [Pilih dari kode urgensi]