Protokol Penanganan Krisis Tim Pelaksana

1. Kategori Krisis

1.1 Teknis

• Gagal sistem webinar
• Kerusakan peralatan workshop
• Gangguan koneksi internet

1.2 Operasional

• Pembicara batal mendadak
• Peserta tidak hadir massal
• Masalah akomodasi/logistik

1.3 Eksternal

• Perubahan kebijakan pemerintah
• Bencana alam
• Konflik sosial di lokasi

1.4 Keamanan

• Pelanggaran data pribadi
• Kehilangan dokumen penting
• Konflik internal tim

2. Protokol Respons Cepat

Langkah Umum

1. Identifikasi jenis dan tingkat keparahan krisis
2. Aktifkan tim respons krisis sesuai kategori
3. Komunikasikan situasi ke stakeholder terkait
4. Terapkan solusi darurat
5. Dokumentasikan seluruh proses

Timeline Respons

gantt
    title Timeline Respons Krisis
    dateFormat  HH:mm
    section Identifikasi
    Identifikasi masalah      :a1, 00:00, 15m
    section Aktivasi Tim
    Aktivasi tim krisis       :a2, after a1, 15m
    section Komunikasi
    Komunikasi stakeholder    :a3, after a2, 30m
    section Solusi
    Implementasi solusi       :a4, after a3, 1h
    section Dokumentasi
    Pencatatan kejadian      :a5, after a4, 30m

3. Tim Penanganan Krisis

Struktur Tim

• Koordinator: Manajer Program
• Anggota:
  • Ahli Teknis (untuk krisis teknis)
  • Koordinator Lapangan (untuk operasional)
  • Ahli Legal (untuk hukum dan kebijakan)
  • Humas (untuk komunikasi eksternal)

Tanggung Jawab

• Koordinator: Keputusan akhir dan alokasi sumber daya
• Anggota: Implementasi solusi sesuai bidang
• Seluruh tim: Tersedia 24/7 selama krisis

4. Prosedur Khusus

4.1 Gagal Teknis Webinar

1. Aktifkan platform cadangan dalam 15 menit
2. Kirim notifikasi ke peserta via SMS/email
3. Perpanjang durasi sesuai waktu gangguan
4. Berikan kompensasi akses rekaman premium

4.2 Pembicara Batal

1. Aktifkan pembicara cadangan
2. Jika tidak tersedia, ubah format jadi diskusi panel
3. Berikan kompensasi tambahan ke peserta

4.3 Bencana Alam

1. Evakuasi peserta ke lokasi aman
2. Hubungi pihak berwenang setempat
3. Tunda kegiatan sampai kondisi aman
4. Susun ulang jadwal kegiatan

5. Komunikasi Krisis

Prinsip

• Transparan: Berikan informasi faktual
• Proaktif: Update berkala ke stakeholder
• Empati: Tunjukkan kepedulian
• Konsisten: Gunakan satu saluran resmi

Template Komunikasi

Subject: [STATUS] Pembaruan Situasi [Nama Krisis] - [Tanggal]

Salam hormat,

Kami ingin menginformasikan bahwa terjadi [jelaskan krisis singkat] pada [waktu kejadian]. 

Tim kami telah melakukan:
- [Tindakan 1]
- [Tindakan 2]
- [Tindakan 3]

Dampak yang mungkin terjadi:
- [Dampak 1]
- [Dampak 2]

Langkah selanjutnya:
- [Rencana 1]
- [Rencana 2]

Kami memohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan akan terus memperbarui informasi terkini.

Hormat kami,
Tim Penanganan Krisis
Cakra Consulting

6. Evaluasi Pasca Krisis

1. Lakukan assessment menyeluruh 24 jam setelah krisis
2. Identifikasi akar masalah
3. Susun rekomendasi perbaikan sistem
4. Update protokol berdasarkan pembelajaran
5. Lapor ke manajemen puncak